¿Ahogado en emails? 10 reglas para sobrevivir

¿Ahogado en emails? 10 reglas para sobrevivir

¿Cuántos emails recibes cada día? ¿Cuánto tiempo te toma leerlos, responder y archivarlos? En nuestra agenda diaria ya es obligatorio dedicar unos minutos, o unas horas, a la avalancha de correos electrónicos que enviamos y recibimos. Si estás ahogado con tantos mensajes, es momento de tomar medidas y recuperar el control.

Chris Anderson, curador de las conferencias TED tiene una idea: la Carta para Combatir la Espiral de Emails. Suena rimbombante, pero en realidad es algo sencillo. Su propuesta es que apliquemos unas reglas básicas a la hora de enviar correos electrónicos. De esa manera seremos más efectivos al escribirlos, pero sobre todo, no atentaremos contra la salud mental de quienes los reciben.

Manejar los emails es todo un proceso. Hay que revisar el buzón, leer el título, luego el encabezado, seleccionar los más relevantes, decidir cómo responder y archivar aquellos que nos interesan. Si calculamos que procesar cada email nos toma entre 30 y 60 segundos, no hay duda que esos mensajes largos, poco precisos, con preguntas vagas y llenos de archivos adjuntos son un dolor de cabeza.

Pero si además son parte de una cadena o estamos copiados (cc), de pronto nos encontramos buscándole sentido a una intercambio de información del cual no tenemos idea. Ni hablar de esos correos llenos de emoticones, logos, comerciales y florecitas. Y no olvidemos los archivos de Power Point con música instrumental y muñequitos de peluche.

Chirs Anderson propone 10 reglas para sobrevivir a los correos electrónicos, aunque en realidad, deberíamos leerlas como 10 buenas prácticas para una vida más llevadera ante el computador.

1.- Respeta el tiempo del destinatario: redacta de manera que la otra persona no pierda su tiempo, aún cuando te tome unos minutos más en la elaboración.

2.- Corto es mejor: todos estamos limitados de tiempo, así que una respuesta muy breve no es antipatía.

3.- Celebra la claridad: ve directo al grano, con un titular que deje en claro la razón del mensaje, e incluso, la acción a tomar. Usa frases cortas, concisas y directas. Si el mensaje tiene más de 5 oraciones, asegúrate de que la primera deja en claro tus objetivos.

4.- Evita las preguntas abiertas: pueden sonar bien, pero son un problema. Si lanzas un correo de cuatro párrafos y al final escribes “¿qué piensas?” le estás generando un problema a tu destinatario. Mejor haz preguntas concretas o de opciones múltiples, tipo “¿Qué hago? a) llamo b) lo visito c) me olvido del asunto”

5.- Reduce el exceso de copiados (cc): quieres tener a todos informados, pero al mismo tiempo, los estás ahogando. Y cuidado con “responder a todos” porque la espiral sigue creciendo.

6.- Corta el hilo: Todo mensaje tiene un contexto muchas veces importante. Pero no es necesario rebotarse a todos los emails del pasado. Elimina los más viejos o innecesarios. Y considera si ha llegado el momento de hacer una llamada telefónica para aclarar los temas pendientes.

7.- Cuidado con los archivos adjuntos: desde logos hasta cuadros innecesarios. Y no envíes texto en archivos adjunto si puedes incluirlo en el mismo cuerpo del mensaje (así ahorras el tiempo que toma abrirlos).

8.- Regala el placer de no responder: si puedes pasar el mensaje en el título, o colocar al final del mensaje “no hace falta responder”, seguro te lo agradecerán.

9.- Corta las respuestas que sobran: no tienes que responder a todos los mensajes. Si alguien te escribe “Gracias por tu propuesta, la revisaré” no tienes que responder con un “De nada”.

10.- Desconéctate: quizás la más importante. Establece un horario para revisar tus correos. Mejor aún, oblígate a estar lejos del computador o del teléfono por un fin de semana. Hay una vida más allá de los emails y seguro que tu familia te lo agradecerá.
 

¿Crees que son útiles estas recomendaciones? Yo personalmente pondré en práctica algunas. Seguro que mis compañeros en Inspirulina me lo agradecerán.

Y tú, ¿qué recomendarías?



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