Cómo organizar tu día para sacarle más provecho

Cómo organizar tu día para sacarle más provecho

¿Siente que no te rinde el día? ¿Qué desde que te levantas hasta que te vas a dormir no paras y dejas muchas cosas por hacer? Desde que inicia el día, el despertador indica que es momento de iniciar con las actividades y al llegar la noche deben estar concretadas la mayoría de las tareas. Organizar mejor tu tiempo es la clave del éxito para poder cumplir con todo sin terminar en el caos. Siempre decimos “no tengo tiempo” pero la realidad es puede que no estés organizando adecuadamente tu día para sacarle más partido y lograr realizar tus actividades diarias y por consiguiente, lograr tus metas. El día tiene 24 horas, de las cuales se supone que son ocho para trabajar, ocho para dormir y ocho para hacer todo lo demás, tiempo que debería ser suficiente para todo, entonces ¿dónde fallamos? La falla es que nos pasamos la vida entera adelantándonos a todo y nos olvidamos de vivir el momento y de aprovechar el presente. Tu tiempo es limitado y valioso, es tu recurso más importante, por ello es importante que aprendas a organizarlo y a administrarlo de tal forma que puedas cumplir con todas tus obligaciones y compromisos familiares, laborales y sociales y que además te permita disfrutar la vida. Para ello, te ofrezco estos consejos de utilidad práctica para que los apliques en tu día a día y veas que sí es posible sacarle provecho a tus días, cumplir con todo y todos y disfrutar el proceso.

Utiliza un calendario: Puedes comprar uno hecho, de esos que tienen grandes espacios para anotar las tareas y actividades o uno digital que puedes llevar contigo a todos lados. Empieza por anotar todas las tareas que tienes pendientes para el día siguiente, y a establecer prioridades de acuerdo a su importancia y su urgencia. Este es un tiempo bien invertido ya que ayuda a darte cuenta de la importancia de cada cosa. Adelanta las que puedas durante la noche. Hay cosas que verás que puedes dejar para mañana sin afectar a nadie y otras que debes resolver necesariamente durante el día. Enfócate en las últimas y pasa las que puedes postergar a los siguientes días. El calendario también es útil para darte cuenta de cuánto tiempo le estás dedicando al trabajo y cuánto a tu familia. Como en todo, debe haber un balance saludable entre ambos aspectos de tu vida.

Establece el tiempo correcto para cada tarea: Por lo general, tendemos a subestimar el tiempo que nos toma realizar las actividades y tareas, por lo cual, si crees que una actividad te va a tomar una hora para completarla, establece y dedica hora y media para que la hagas con calma, evitando errores que te tomarán más tiempo reparar. Si terminas antes, puedes utilizar ese tiempo para hacer algo más. Recuerda incluir el tiempo que te tomará desplazarte hasta el sitio si es lejos de tu casa o trabajo ya que muchas veces el traslado toma más tiempo que la tarea en sí misma.

Establece recordatorios y alarmas: Puedes utilizas las distintas funcionalidades que ofrecen los teléfonos inteligentes para establecer recordatorios y alarmas y evitar olvidar las cosas, sobre todo las importantes. Si la actividad es extremadamente importante y requiere de preparación previa, establece varias alarmas con días de anticipación para que la mantengas presente y puedas prepararte con facilidad.

Sé consciente de la ubicación: Si tienes que hacer varias diligencias o cumplir con varias reuniones en el transcurso del día en distintos sitios de la ciudad, programa las citas y haz los mandados de acuerdo a su ubicación y la cercanía el uno del otro. Vas a perder el día completo si tienes que trasladarte de un punto de la ciudad (particularmente en ciudades grandes y con mucho tráfico) hasta el otro extremo para realizar dos actividades que fácilmente se pueden programar en distintas horas del día o en días diferentes. Si hoy vas a estar en el este de la ciudad, intenta realizar todas las tareas que tengas pendientes en ese sitio y programa las tareas que deben ser realizadas lejos para otra hora o día. El organizar bien las actividades basado en su ubicación te evitará también el estrés de llegar tarde a las reuniones y de perder tiempo productivo metido en el tráfico. Puedes incluso considerar el medio de transporte, a veces trasladarse en metro o caminando es más rápido que en automóvil ya que evitar los trancones de tráfico.

No te satures: Igualmente tendemos a sobresaturarnos de cosas pensando que mientras más hagamos durante el día, nos sentiremos mejor y más productivos. Esto no es necesariamente cierto ya que la idea es hacer las cosas bien, y no hacerlas por hacerlas o de forma mediocre o descuidada. Para poder poner la suficiente atención a las cosas que hagamos, debemos programar unas cuantas al día pero que generen valor para nuestras vidas. De la misma forma, si programamos demasiadas actividades y no las cumplimos a cabalidad, terminaremos cansados y frustrados, sintiéndonos mal con nosotros mismos, una sensación que deberíamos evitar a toda costa. Otro aspecto importante es dejar algunos espacios en blanco de vez en cuando para poder ser flexibles y lidiar con las cosas imprevistas o simplemente para descansar tomándonos un café o un breve receso.

Utiliza servicios de conveniencia y compras en línea: Muchas empresas hoy ofrecen servicios de entrega a domicilio para una variedad de productos y servicios, como lavandería, limpieza del hogar, compra de víveres y alimentos, compras en línea de todo tipo de productos. Utilizar estos nuevos recursos que ofrecen las empresas con innovación tecnológica te ayudará a ahorrar una cantidad importante de tiempo ya que no tendrás que moverte de donde estás para recibir tu mercancía,  dejarás de explorar pasillos de tiendas y lidiar con el tráfico o con la dificultad para encontrar un puesto de estacionamiento. Además, puedes escoger cómodamente y sin apremio desde tu casa los productos que deseas. Adicionalmente, trata de utilizar las tiendas o servicios que necesites en locales que estén convenientemente localizados, cerca de tu casa u oficina.

Escoge el mejor momento del día: Escoge el momento en el que estés más alerta, enérgico y enfocado para realizar las actividades más importantes y que requieran de mayor concentración de tu parte. El mejor momento para algunas personas es temprano en la mañana, otras encuentran que trabajan mejor en la tarde o en la noche. Dependiendo de tu ritmo diario, analiza qué hora es mejor para cada tarea y establécelas firmemente para esa actividad específica. Aunque no seas una persona mañanera siempre es bueno levantarse a una hora temprana para poder aprovechar el día al máximo, y para ello es necesario tener un sueño reparador y evitar trasnochos excesivos. De igual manera, es  muy importante escuchar las señales que te envía tu cuerpo cuando está agotado y necesita de mayor descanso o de unas vacaciones de varios días.

Maneja las interrupciones: Por lo general, queremos hacer muchas cosas pero constantemente somos interrumpidos por otros que requieren de nuestra ayuda. Por supuesto que dar una mano a los demás es algo encomiable, pero debes manejarlo de una forma eficiente para que no te impida a ti lograr las cosas que te propusiste durante el día. Así que puedes ayudar a los demás pero cuando necesites de tiempo especialmente dedicado para sacar adelante un proyecto, informe o cualquier otro objetivo, no temas en apagar el teléfono móvil, computador, o pedirle a los compañeros que no te interrumpan por determinada cantidad de tiempo. Esto se puede hacer de forma muy amable, explicándoles los motivos por los que necesitas trabajar por tu cuenta en ese momento. Si se explica de la manera correcta, todos entenderán la situación y colaborarán contigo.

Aprende a ser asertivo: Si le decimos que sí a todo lo que nos piden, terminaremos sobrecargados de tantas responsabilidades que se nos hará imposible cumplir con todas. Así es que hay que aprender a decir “No” cuando realmente no estemos en la disposición de hacer algo o definitivamente no nos podamos comprometer. Piensa que es mejor negarte de entrada para que no cuenten contigo a comprometerte con algo que no vas a hacer  y luego quedar mal. Evita sentirte culpable por decir “no” de vez en cuando, ese es tu derecho.

Intercala actividades obligatorias con actividades divertidas: No todo en la vida puede ser trabajo y no todo puede ser diversión, así que debemos encontrar un sano equilibrio entre ambas. Todos tenemos obligaciones y compromisos que cumplir, y lo hacemos porque es nuestro deber y no queremos quedarle mal a nadie. No nos engañemos, algunas de estas tareas pueden ser terriblemente aburridas pero hay que hacerlas como parte de la vida. Sin embargo, la idea es disfrutar el proceso por lo cual te recomiendo que intercales actividades en las que tienes que esforzarte y concentrarte con aquellas que sean divertidas y relajantes. De ese modo, te sentirás más feliz y menos estresado y serás más productivo en tu día a día. Por ejemplo, abre un espacio para una clase de yoga después del trabajo unas dos o tres veces a la semana o practica algún deporte o pasatiempo. Llegarás a tu casa feliz y podrás transmitir esa sensación a toda tu familia.

Aprende a delegar: Si eres perfeccionista, debes conocer muy bien esta sensación. Quieres hacerlo todo tú mismo, “para que las cosas salgan bien”. La realidad es que si no aprendes a delegar y a quitarte de encima tareas innecesarias e improductivas, terminarás agobiado, abrumado y cansado porque no puedes hacerlo todo por ti mismo. Detectar quiénes de tus colaboradores pueden ejecutar el mismo trabajo bajo tu supervisión es un gran talento que tienen muchos líderes naturales. Así que aprende a asignar tareas a los que te rodean, y termina con ese afán de perfeccionismo y autosuficiencia que solo genera frustración a largo plazo.

Ábrete a nuevas maneras de hacer las cosas: Por ejemplo, con las nuevas tecnologías puedes realizar reuniones desde tu hogar a través de videoconferencias por internet,  con lo cual ahorras tiempo en traslados. Incluso en algunos países se está utilizando la videoconferencia para consultas médicas y otro tipo de actividades que anteriormente solo se podían hacer de forma presencial. Con el rápido progreso de la tecnología encontramos miles de maneras de ahorrar tiempo y esfuerzo. Lo importante es mantener la mente abierta y estar actualizado en los desarrollos más innovadores para hacernos la vida más fácil.

Aprende a ser multi-tasking: Así se define a las personas que son capaces de realizar varias tareas al mismo tiempo. Por ejemplo, si debes planchar todo una pila de ropa o lavar los platos, puedes hacerlo al mismo tiempo que escuchas un audiolibro de algún tema que te interese y te distraiga; de ese modo, un trabajo pesado se puede convertir en algo divertido o útil.

No te auto castigues si no pudiste cumplir con todo lo que te propusiste: Recuerda que cada día es una nueva oportunidad para empezar, así que no seas tan duro contigo mismo si no pudiste cumplir con todo lo que tenías planificado para un determinado día. Si estableciste las prioridades correctamente te darás cuenta de que aunque hayas dejado tareas por fuera, pudiste lograr lo más importante y lo que más genera valor para tu vida y para los tuyos.

Cambiar los hábitos de organización no es un trabajo fácil ya que requiere esfuerzo y disciplina para planificar, ejecutar y evaluar el resultado de todas las acciones que realicemos durante nuestros días, sin embargo, el beneficio es enorme ya que aprenderás a ser más productivo sin necesidad de sacrificar tu tiempo y tu salud controlando particularmente el estrés y la ansiedad.



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