No tengo tiempo para revisar por qué no tengo tiempo

Hoy comparto otra dosis de inspirulina originaria de mi blog y compartida con esta comunidad

En las organizaciones dedicadas a la ejecución de proyectos, es esperado que durante el tiempo que no hay proyectos estemos revisando nuestros procesos, de manera que busquemos cómo optimizarlos y que, en el proyecto siguiente, podamos realizar la gestión evitando los errores de los proyectos pasados, siendo más efectivos pues la optimización se dio a lugar.

A pesar de lo anterior, durante el proyecto, al ser partícipes y observadores, también podemos detectar cómo algunos procesos (incluso aquellos que pensamos que habíamos optimizado) pueden ser modificados para que lo podamos hacer en menos tiempo, a menor costo, con menos esfuerzo y/o con mayor calidad. Y como partícipes, al ver estos espacios de mejora, podemos intentar llamar la atención del equipo para que hagamos una inversión de tiempo en la revisión de las mejoras que se plantean para luego ser aplicadas.

El problema con el que nos encontramos en ocasiones es que, al estar en plena ejecución de proyecto, sentimos que estamos tan ocupados que no podemos, de ninguna manera, invertir tiempo en cosas que no sean ejecutar. El problema con esta forma de pensar es que, si no dedicamos este tiempo a revisar las acciones que estamos haciendo y a aprender de ellas (aprendizaje de primer orden), no vamos a poder mejorar la gestión, al menos no durante este proyecto, sino que tendremos que esperar a la finalización del mismo para entonces hacer los cambios.

A veces pensamos igual de las reuniones que se planifican durante los proyectos. Estamos presentes físicamente en dichas reuniones pero no mentalmente, pues nuestra cabeza está en el celular mandando mensajes o en la laptop mandando correos y debido a esto, nuestro aporte a la reunión, a las revisiones, a los análisis no tienen el impacto ni la influencia que podrían tener, y teniendo luego la sensación de que la reunión fue una pérdida de tiempo. Es cierto a veces se llegan a excesos tales como pautar una reunión para definir la hora de la otra reunión, o reuniones que son poco efectivas (aquellas en donde no somos concretos sino que por cada punto de la agenda se arma una novela) o reuniones que planificamos de 1 hora y terminan durando 3. En ese caso, pues también es importante analizar por qué dichas reuniones no están teniendo ni la efectividad ni el impacto que se espera y por ello es otro de esos procesos que también debemos evaluar, tal y como he expresado durante este escrito.

Por estas razones, mi recomendación para cualquier equipo que esté gestionando un proyecto es que, cuando pueda haga una parada obligada, y en esa parada revise cuál es el aprendizaje que queda y si el mismo es posible incluirlo de inmediato al proceso para tener una mejor gestión en la siguiente ejecución (lección aprendida aplicada como mejora continua). Hasta los equipos de fórmula 1, en dónde la ejecución es a más de 300 Km/h tienen sus pits y hacen las paradas que consideren necesarias para que la estrategia los lleve al podio, entonces, por qué no tener nosotros en los proyectos nuestros propios pits de evaluación, en los que revisemos los cauchos, los cambiemos, limpiemos el visor del casco del piloto, reinyectemos gasolina y arranquemos con las pilas puestas para el resto de la carrera. Son de esas cosas que parecen lógicas pero que pocas veces aplicamos, y probablemente no lo hacemos porque no lo hemos convertido en un hábito (creo que Covey hacer referencia a esto como un hábito de las personas altamente efectivas, él lo llama Afila tu hacha, según recuerdo).

No sé si todo lo que he escrito quedará en la mente de cada uno de ustedes, mis lectores, pero lo bueno es que, creo que lo puedo transmitir con una imagen que de seguro considerarás graciosa, pero es importante que recuerdes que cuando estás en proyecto, es normal que el que esté halando la carreta seas tu y quien te esté pidiendo una reunión para darte apoyo, sea el que sostiene las ruedas.

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