La competencia es feroz. El mundo globalizado en el que vivimos nos obliga a tener en mente, casi para cualquier proceso operativo, la variable de la productividad. Y es que mantener la mente enfocada entre la vorágine de información, ideas, pedidos, llamadas y tareas; puede resultar una tarea difícil de concretar, incidiendo en los resultados deseados.
La buena gestión del tiempo
Hay personas que son muy rentables con su tiempo gracias a su productividad y organización, superando a otras con mayor conocimiento y experiencia. También encontramos que hay personas que son mucho más productivas a primeras horas de la mañana, mientras que otras que lo son a últimas horas de la tarde.
Hay personas que con motivación y creatividad superan las expectativas de productividad, mientras que otras sólo son productivas de forma autómata y mecánica. Los problemas personales, las enfermedades, los estados de ánimo, los cambios en las planificaciones y otros factores de influencia también condicionan la productividad.
Para ser productivos primero hemos de ser organizados, pues saber qué hacer, por qué, cuándo y cómo, es mucho más importante que hacer las cosas como un pollo sin cabeza. Es como hacer un viaje sin saber a dónde ir, por dónde ir, qué climatología nos espera, qué tipo de carreteras encontraremos o si llevamos el coche adecuado.
Métodos GTD (Getting Things Done)
Fue creado por David Allen y puede ser entendido como “tener las cosas hechas”, materializado con cinco principios sencillo y prácticos.
- Recopilación: Captura todas las cosas que van surgiendo y que necesiten atención posterior, depositando recordatorios en una bandeja de entrada llamada también inbox, canasto o cesto.
- Procesamiento: Analiza cada una de las cosas que hay en la bandeja de entrada, decidiendo qué hacer con ellas.
- Organización: Clasifica en listas las cosas que se han procesado, a fin de llevar un seguimiento de las mismas. La organización propone cuándo acometer las tareas de la manera más eficiente.
- Revisión: Comprueba las listas con frecuencia, para reorganizar las mismas de acuerdo a las circunstancias y a las necesidades de ese momento, eliminando de las tareas concluidas.
- Hacer: Ejecuta las tareas.
Método autofocus (AF4)
Creado por Mark Forster, es un método muy potente y sencillo de organización que mantiene todas las tareas en una única lista, las cuales van evolucionando con su uso.
El método, de forma sintetizada, está basado en:
- Recopilar en una lista las ideas y tareas que se te ocurran.
- Al final de la lista se traza una línea para cerrar la lista.
- Cualquier idea o tarea nueva se anotarán debajo de esta línea, en una nueva lista abierta.
- Se trabaja sobre la lista cerrada, revisando de la primera a la última, cada una de las tareas.
- Se elige una tarea a ejecutar, mediante el criterio que estimemos necesario: urgencia, importancia, dificultad, predilección, etc.
- Hacer la tarea.
- Si terminamos la tarea, se tacha la tarea de la lista.
- Si nos cansamos de la tarea, o abordamos otra tarea más urgente, o cambiamos de tarea (por el motivo que sea), se tacha la tarea de la lista, anotándola en la lista abierta para saber que la tarea sigue incompleta.
- La revisión se realiza hasta llegar a la línea que separa la lista cerrada y la lista abierta.
- Se repite la revisión hasta que la lista cerrada tenga todas sus tareas tachadas.
- Iniciar una revisión en la lista abierta y crear una línea para cerrar la lista, repitiendo el ciclo nuevamente.
Técnica del Pomodoro
Para una gestión del tiempo eficaz y productiva, es recomendada la ‘técnica del pomodoro’ (“tomate”, en italiano, inspirado en el medidor de tiempo que hay en las cocinas), creada por Francesco Cirillo, que consiste en la definición y división de tiempos de trabajo (o pomodoros) de 25 minutos, separados por pausas.
La premisa de esta técnica es que los períodos, con sus pausas, mejoran la habilidad y la concentración mental. Su uso está recomendado en tareas con carga y esfuerzos mentales, como la del desarrollo del software (disciplina en la que se concibió originalmente).
Vía: emprenderalia.com
